Hvorfor bruke fraværsmelding?
Profesjonalitet:
Ved å aktivere fraværsmelding viser du at du tar jobben din seriøst og er ansvarlig. Det gir et profesjonelt inntrykk til kolleger, kunder og leverandører som kontakter deg når du er borte.
Sette forventninger:
De som tar kontakt får fortløpende beskjed om at du ikke er tilgjengelig for øyeblikkelig respons. Det hjelper folk å forstå at det kan ta lengre tid enn normalt å få svar fra deg.
Oppretthold effektiviteten:
Oppgi alternative kontaktpunkter som kan benyttes mens du er borte. Det bidrar til å opprettholde effektiviteten internt, hos kunder og leverandører selv når du ikke er til stede.
Så enkelt setter du på fraværsmelding i Outlook
Under finner du en PDF-veiledning med bilder som kan skrives ut eller deles med dine kollegaer som vedlegg i e-post.
1. Åpne Outlook-programmet på datamaskinen din.
2. Klikk på «Fil» øverst til venstre på skjermen og velg deretter «Automatiske svar» eller «Automatisk svarmelding», avhengig av Outlook-versjonen du bruker.
3. I vinduet som vises, merker du av for «Send automatiske svar»
4. Merk av for «bare i dette tidsrommet» Angi datoen og klokkeslettet du vil at fraværsmeldingen skal starte og slutte.
5. Skriv en kort og tydelig melding som informerer om ditt fravær og når du vil være tilbake. Legg gjerne til et eller flere alternative kontaktpunkter for perioden.
-
- «Innenfor organisasjonen»: Automatisk svar som sendes til alle kollegaer som forsøker å kontakte deg i fraværsperioden.
- «utenfor organisasjonen»: Automatisk svar som sendes til alle utenfor organisasjonen som forsøker å kontakt deg i fraværsperioden. Vi anbefaler at du her krysse av for «bare mine kontakter», om ikke vil automatisk svar sendes til alle e-postmeldinger du mottar, inkludert nyhetsbrev og reklame.
6. Når du er ferdig, klikker du på «OK» eller «Bruk» for å aktivere fraværsmeldingen.