Husk fraværsmelding i Outlook før du tar juleferie
Profesjonalitet:
Ved å aktivere fraværsmelding viser du at du tar jobben din seriøst og er ansvarlig. Det gir et profesjonelt inntrykk til kolleger, kunder og leverandører som kontakter deg når du er borte.
Sette forventninger:
De som tar kontakt får fortløpende beskjed om at du ikke er tilgjengelig for øyeblikkelig respons. Det hjelper folk å forstå at det kan ta lengre tid enn normalt å få svar fra deg.
Oppretthold effektiviteten:
Oppgi alternative kontaktpunkter som kan benyttes mens du er borte. Det bidrar til å opprettholde effektiviteten internt, hos kunder og leverandører selv når du ikke er til stede.
Så enkelt setter du på fraværsmelding i Outlook
1. Åpne Outlook-programmet på datamaskinen din.
2. Klikk på «Fil» øverst til venstre på skjermen og velg deretter «Automatiske svar» eller «Automatisk svarmelding», avhengig av Outlook-versjonen du bruker.
3. I vinduet som vises, merker du av for «Send automatiske svar»
4. Merk av for «bare i dette tidsrommet» Angi datoen og klokkeslettet du vil at fraværsmeldingen skal starte og slutte.
5. Skriv en kort og tydelig melding som informerer om ditt fravær og når du vil være tilbake. Legg gjerne til et eller flere alternative kontaktpunkter for perioden.
-
- «Innenfor organisasjonen»: Automatisk svar som sendes til alle kollegaer som forsøker å kontakte deg i fraværsperioden.
- «utenfor organisasjonen»: Automatisk svar som sendes til alle utenfor organisasjonen som forsøker å kontakt deg i fraværsperioden. Vi anbefaler at du her krysse av for «bare mine kontakter», om ikke vil automatisk svar sendes til alle e-postmeldinger du mottar, inkludert nyhetsbrev og reklame.
6. Når du er ferdig, klikker du på «OK» eller «Bruk» for å aktivere fraværsmeldingen.
Eksempler på fraværsmeldinger
Her finner du noen eksempler på fraværsmeldinger du kan benytte i forbindelse med juleferien.
Hei,
Takk for e-posten din. Jeg er ute av kontoret i forbindelse med jul og er tilbake [dato].
Jeg har begrenset tilgang til e-post i denne perioden.
Ved viktige henvendelser, ta kontakt med [navn] på [e−post] eller telefon [telefonnummer]
God jul og godt nytt år!
Hei,
Jeg er ikke tilgjengelig mellom jul og nyttår, og er tilbake på kontoret [.E-posten din vil ikke bli lest før jeg er tilbake.
For saker som haster, ta kontakt med [navn] på [e−post] eller telefon [telefonnummer]
Ønsker deg en god jul og et godt nytt år.
Ta kontakt med oss
Ta en uforpliktende samtale med oss om IT- og nettverksløsninger til din bedrift! Ring oss på tlf. 07978 eller legg igjen din kontaktinformasjon i skjemaet under så kontakter vi deg.